Stefan Perlebach

08.02.2021

Betriebskosten

Alle Kosten, die durch das Eigentum und die Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen, werden als Betriebskosten bezeichnet. Doch nicht alle anfallenden Ausgaben dürfen an Mieterin oder Mieter weiterverrechnet werden. 

Verrechnung von Betriebskosten an Mieter

Die zentrale Voraussetzung, damit die Betriebskosten überhaupt weiterverrechnet werden dürfen ist, dass darüber eine eindeutige Vereinbarung im Mietvertrag getroffen wurde.

Ohne einer solchen Klausel müssen Eigentümer die Kosten selber übernehmen. Bei jenen Betriebskosten, die weiterverrechnet werden dürfen, spricht man von „umlagefähigen Betriebskosten“. Die Betriebskostenverordnung definiert ganz klar, welche Kosten auf keinen Fall umgelegt werden dürfen. Diese sind: 

Allgemeine Verwaltungskosten

Allgemeine Instandhaltungskosten

Bankgebühren

Steuerlast für Mieteinnahmen

Kosten für eine leerstehende Wohnung im Haus

Zinsen für die Finanzierung der Immobilie

Während diese Kosten niemals durch die Mieter zu tragen sind, kann für andere Kosten eine vertragliche Vereinbarung getroffen werden, die vorsieht, dass diese Kosten übernommen werden müssen. Typischerweise werden folgende Betriebskosten weiterverrechnet: 

Grundsteuer

Heizkosten

Wasser- und Abwasserkosten

Stromkosten

Müllabfuhr

Wartung von Blitzableitern und Brandmeldeanlagen

Laufende Kosten für die SAT-Anlage und deren Wartung

Kosten für die Reinigung von Allgemeinflächen (Garten, Eingangsbereich des Gebäudes, etc.)

Allgemeine Hausmeisterkosten, wobei Kosten für Reparaturen und spezielle Arbeiten ausgenommen sind

Kosten für den Betrieb der Allgemeinflächen (Aufzugskosten, Gartenpflege, Leuchtmittel für die Beleuchtung der Gänge und des Kellers)

Kosten für den Betrieb einer gemeinsamen Waschküche

Sach- und Haftpflichtversicherung

Betriebskosten und Rendite

Aus Vermietersicht ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen einige wichtige Aspekte. Beginnen wir bei der Höhe der Betriebskosten. Diese wirkt sich direkt auf die Rendite der Immobilie aus. Viele Vermieter denken, die Betriebskosten bezahlt der Mieter, also müssen sie nicht in die Kalkulation aufgenommen werden. Doch ein einfaches Beispiel zeigt, dass es sich hier um einen Irrtum handelt. 

Denken wir an eine 2-Zimmer-Wohnung, die am freien Markt für beispielsweise 700 Euro brutto, inklusive Betriebskosten, vermietet werden kann. Potenziellen Mietern ist es egal, wie sich dieser Betrag zusammensetzt. Sie haben ein Budget von monatlich 700 Euro, mit dem sie sich auf die Suche nach einer passenden Wohnung begeben.

Wenn nun die Betriebskosten einen geringeren Anteil an diesen 700 Euro ausmachen, spielt das für Mieter keine große Rolle, denn sie sind primär an der monatlichen Gesamtbelastung interessiert.

Aus Vermietersicht hingegen bedeuten niedrigere Betriebskosten eine höhere erzielbare Nettomiete. Die Rendite ist somit bei Immobilien, deren Betriebskosten geringer ausfallen, höher. 

Entwickelt sich der Immobilienmarkt schlecht, bleibt bei niedrigeren Betriebskosten etwas mehr Spielraum, um die Wohnung günstiger zu vermieten. Im schlimmsten Fall aus Vermietersicht, wenn es zu Leerstand kommt, sind geringe Betriebskosten ebenfalls vorteilhaft.

Denn gerade dann, wenn vorübergehend niemand in der Immobilie lebt, ist es gut, wenn nicht auch noch hohe monatliche Kosten anfallen. Dementsprechend wichtig ist es, schon bei der Suche nach passenden Investment-Immobilien die Betriebskosten genau zu prüfen. Die Höhe dieser Kosten muss unbedingt bei der Entscheidung über den Ankauf des Objektes als relevanter Faktor einbezogen werden. 

Betriebskosten – darauf müssen Vermieter achten

Nicht nur bei der Suche nach passenden Immobilien-Investments, sondern auch bei der Abrechnung der Betriebskosten ist große Vorsicht geboten. Der erste Schritt ist, dass bei Abschluss des Mietvertrages eindeutig aufgelistet werden muss, welche Betriebskosten anfallen und weiterverrechnet werden.

In weiterer Folge ist es wichtig auf eine korrekte Betriebskostenabrechnung zu achten. Wenn es hier zu Fehlern kommt, können Mieterinnen und Mieter die zu viel bezahlten Beträge zurückfordern.

Die Überprüfung der Betriebskostenabrechnung können Laien über Organisationen und sogar spezialisierte Unternehmen durchführen lassen. Um sich diesen Ärger zu ersparen sollte von Anfang an auf eine fehlerlose Abrechnung geachtet werden. 

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Formal korrekte Betriebskostenabrechnung

Damit eine Betriebskostenabrechnung formal korrekt ist, müssen folgende Punkte erfüllt sein: 

Strukturierte Auflistung der Gesamtkosten

Angabe zu den Verteilerschlüsseln, mit denen die Betriebskosten auf die verschiedenen Einheiten des Gebäudes umgerechnet wurden

Erklärung zum Berechnungsvorgang der anteiligen Kosten

Aufstellung der vom Mieter bereits geleisteten Vorauszahlungen, die von den tatsächlich angefallenen Kosten nun abgezogen werden

Als Vermieter ist es nicht nötig, jeden einzelnen Beleg zu den aufgelisteten Kosten der Betriebskostenabrechnung beizulegen. Wenn ein Mieter berechtigte Zweifel an den Kosten hat, kann er Belege anfordern.

Ist die Betriebskostenrechnung formal fehlerhaft, wird die gesamte Abrechnung hinfällig. Wenn hingegen „nur“ ein Rechenfehler passiert, aber formell alles in Ordnung ist, so dürfen Vermieter diesen offensichtlichen Fehler nachträglich korrigieren. 

Betriebskosten – Fazit

Welche Betriebskosten an Mieter verrechnet werden dürfen, ist gesetzlich geregelt. Welche dann tatsächlich weitergegeben werden, muss zusätzlich im Mietvertrag festgelegt werden. Wichtig ist, die Abrechnung gemäß den formalen Vorgaben zu erstellen. 

Für Vermieter gilt: je klarer die Abrechnung strukturiert ist und je transparenter vorgegangen wird, desto weniger Diskussionen wird es mit Mieterinnen und Mietern über die Betriebskostenabrechnung geben. Inhaltlich muss die Abrechnung selbstverständlich korrekt sein, Streitigkeiten über die Abrechnung sollten vermieden werden. 

Generell lohnt es sich die Betriebskosten zu optimieren, da sich dadurch die Rendite des Objektes steigern lässt. Dementsprechend sollte bereits bei der Suche nach Investment-Immobilien darauf geachtet werden, wie hoch die Betriebskosten sind und wie sich diese genau zusammensetzen.