Stefan Perlebach

26.01.2021

Hausverwaltung

Ein Haus mit mehreren Wohneinheiten wird, besonders wenn die einzelnen Wohnungen vermietet sind, meist von einer Hausverwaltung betreut. Was tut eine Hausverwaltung genau? Wofür ist die Hausverwaltung zuständig und welche Kosten sind zu erwarten? Wir haben die wichtigsten Informationen für Immobilien-Investoren zusammengefasst. 

Definition: Was ist eine Hausverwaltung? 

Eine größere Immobilie zu verwalten bedeutet viel organisatorischen Aufwand. Hinzu kommt, dass es gesetzliche Vorschriften gibt, die berücksichtigt werden müssen. Die Aufgaben der Hausverwaltung reichen von der Betriebskostenabrechnung bis hin zu technischen Maßnahmen. Bestellt wird die Hausverwaltung von der Eigentümergemeinschaft. 

Aufgaben der Hausverwaltung

Welche Aufgaben eine Hausverwaltung übernehmen muss, ist Auslegungssache zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und dem Verwaltungsunternehmen. Zu diesem Zweck wird ein Verwaltungsvertrag abgeschlossen, der die Rechte und Pflichten definiert. Typischerweise werden die Verwaltungsaufgaben in drei Teilbereiche gegliedert: 

Juristische Aufgaben

Kaufmännische Verwaltung

Technische Verwaltung

Die Herausforderungen dieser Segmente sehen wir uns nun genauer an.

Juristische Aufgaben der Hausverwaltung

Hausverwaltungen informieren über gesetzliche Vorgaben und Änderungen ebendieser, die für Wohnungseigentümer relevant sein können. Ein Beispiel dafür ist die Verpflichtung zur Bereitstellung von Rauchwarnmeldern, die fast im gesamten Bundesgebiet eingeführt wurde. Größere Hausverwaltungen beschäftigen häufig zumindest eine Juristin oder einen Juristen. Mit einer entsprechenden Vollmacht kann die Hausverwaltung die Eigentümergemeinschaft in juristischen Belangen gegenüber Dritten vertreten. Das kann für Verhandlungen mit Ämtern nötig sein oder auch bei Streitigkeiten, die das Objekt betreffen, bei denen die rechtlichen Ansprüche der Eigentümergemeinschaft gewahrt werden müssen. 

Kaufmännische Aufgaben der Hausverwaltung

Wenn eine Hausverwaltung für einen Eigentümer mehrere Immobilien verwaltet, kann vereinbart werden, dass die Verwaltung die Verrechnung der Mieten übernimmt. Bezahlt jemand die Miete nicht zeitgerecht, stellt das Verwaltungsunternehmen eine Mahnung aus.

Die Hausverwaltung bezahlt die anfallenden Kosten, rechnet die gesamten Betriebskosten ab und erledigt die entsprechenden Auszahlungen an den Eigentümer. Auch die gesamte Buchführung über für die Immobilien wird von der Verwaltung übernommen.

Eine solche Beauftragung macht allerdings nur dann Sinn, wenn man tatsächlich einen etwas größeren Immobilienbestand aufgebaut hat oder eine Immobilie besitzt, in der einige Wohnungen separat vermietet werden. Gibt es in einem Haus hingegen zahlreiche Eigentümer, wird die Verwaltung nicht die Mieten einheben, sondern sich rein um die Abrechnung der Betriebskosten an die Eigentümer kümmern. 

Technische Aufgaben der Hausverwaltung

Die Hausverwaltung muss immer die gesamte Immobilie im Blick haben. Dazu gehören regelmäßige Kontrollen vor Ort und die Koordination von Dienstleistern, die zur Erhaltung der Immobilie beitragen. Dazu zählen beispielsweise die regelmäßige Gebäude- und Schneereinigung sowie die Pflege der Allgemeinflächen. Wenn Instandhaltungsmaßnahmen nötig sind, werden Vergleichsangebote von Dienstleistern eingeholt und der Eigentümergemeinschaft zur Entscheidung vorgelegt. Es kann vereinbart werden, dass kleinere Arbeiten direkt von der Verwaltung an Handwerker vergeben werden. 

Sonstige Aufgaben der Hausverwaltung

Viele Hausverwaltungen haben ein etwas angestaubtes, bürokratisches Image. Deshalb ist es wichtig, eine wirklich proaktive, zuverlässige Verwaltung zu finden. Zu den sonstigen Aufgaben einer guten Hausverwaltung zählt, Ansprechstelle für Anliegen der Bewohnerinnen und Bewohner zu sein. Diese geben immer wieder Hinweis auf kleine Verbesserungsarbeiten, die durchgeführt werden sollten.

Das können kaputte Leuchtmittel am Gang sein oder auch einmal akute Probleme, die rasch gelöst werden müssen. Ein Beispiel dafür wäre, wenn ein Schlüssel im Haustorschloss abbricht und somit der Zugang zum Gebäude blockiert ist. Gute Kommunikation, dauerhafte Erreichbarkeit und kompetente Unterstützung zeichnen daher eine empfehlenswerte Hausverwaltung aus. 

Wer sollte eine Hausverwaltung beauftragen? 

Wer als Kleininvestor einen Bestand von drei, vier Wohnungen hat, die sich in unterschiedlichen Objekten befinden, braucht normalerweise keine eigene Verwaltungsgesellschaft zu beauftragen.

Wenn hingegen ein Haus gekauft wird, in dem sich z.B. acht Einheiten befinden, bringt die Beauftragung der Verwaltung bereits Vorteile mit sich. Alleine schon die Einhebung und Abrechnung der Mieten erspart in dieser Situation viel Zeit und Mühe. 

Wie teuer ist eine Hausverwaltung? 

Die Kosten können frei vereinbart werden. Deshalb ist es empfehlenswert, vorab einen genauen Leistungskatalog zu erstellen. Dieser regelt, welche Anforderungen an die Hausverwaltung gestellt werden. Mit diesem Leistungskatalog können mehrere Angebote eingeholt und verglichen werden. Schon kleine Preisunterschiede sind relevant, denn eine Hausverwaltung wird selten gewechselt. 

Die durchschnittlichen Kosten liegen, abhängig von Leistungsumfang und Anzahl der zu betreuenden Einheiten, bei ca. 20 Euro pro Wohnung und 5 Euro pro Autostellplatz. Die meisten Hausverwaltungen verrechnen einzelne Leistungen zusätzlich mit einem Stundensatz.

Dieser kommt z.B. zur Anwendung, wenn juristische Unterstützung in Anspruch genommen wird oder eine Eigentümerversammlung abgehalten wird. Diese Infoveranstaltungen finden meist ein Mal pro Jahr statt und dienen dazu, gemeinsam zu besprechen welche Maßnahmen für das Gebäude umgesetzt werden können, welches Verbesserungspotenzial es gibt und ob von Seiten der Eigentümer Vorschläge gemacht werden, was die Hausverwaltung im kommenden Jahr tun soll.